ペーパーレス化でエコになる|経費削減も夢じゃ無い

レディ

費用削減に効果あり

社内

出来るものと出来ないもの

企業で発生する経費のうち、意外と馬鹿にならないものが紙資源による経費です。打合せの際や、顧客への説明資料用等、まだまだ紙資源を活用している企業は多いです。これを、データの電子化を活用して減らしていくのがペーパーレス化です。ペーパーレス化のメリットとしては、紙資源の印刷によるコストを削減する事が出来る事、文書をデータ化する事により検索が簡単に精度良く行える事や、紙資源の文書を保存する必要がなくなるため、保存で使っていたスペースを空ける事が出来る事などが挙げられます。また、経費以外の着眼点として紙資源の場合は紙面からの情報漏洩の可能性がありますが、電子データにすることで情報漏洩のリスクを低減するといった効果もあります。ペーパーレス化する事により、前述のような多くのメリットがありますが、一方で気を付けなければいけないこともあります。それは、法律により紙保存が要求されている文書もあるということです。個の区分けは、e-文書法により定められており、安全マニュアルなど緊急時に即座に確認する必要があるもの、免許証や許可証と言った現物性の高いもの、条約で制限があるものは電子保管が不可能とされています。ただ、逆を考えればそれ以外のものは電子データとして保管が行えます。実際にペーパーレス化を進める際には、紙データをスキャニングからデータ入力までしてくれるサービスなど便利なソリューションを提供してくれる業者も数多くあります。上手に使って効率的にペーパーレス化を進めるのが賢い方法です。