ペーパーレス化でエコになる|経費削減も夢じゃ無い

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エコの他にも利点あり

ペーパーレス化のメリットは、エコだけでなく、コスト削減、さらに業務効率化や対応の迅速化やCP実現にまで及ぶ。多額のIT投資が導入障壁であったが、近年はスマホやタブレットの普及等により少額の投資で実現可能である。

費用削減に効果あり

ペーパーレス化によるメリットは、紙資源削減によるコスト削減、省スペース化、検索精度の向上など様々です。ただし、e-文書法で電子データでの保存が不可能とされているもの(安全マニュアルや許可証等)もありますから、事前に確認は必要です。

社内文書の電子化が加速

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コスト削減と業務効率化

オフィスを構える企業の大半では業務にコンピュータを使用しており、帳簿の作成や従業員の給与計算から商品設計に至るまでの業務を効率化させています。社員1人1人が使うコンピュータはネットワークで接続されているため、理論上では決裁や資料のチェックといった作業もすべてコンピュータだけで完結されるはずです。しかしながら現実は依然として多くの企業がそれらの社内文書を紙に印刷しており、申請書や稟議書に判を押すような習慣からもなかなか脱却できないでいます。一方では先進的企業でペーパーレス化が進んでいるのですから、紙の書類から脱するための方法も存在します。そのためには事前にペーパーレス環境を想定した文書電子化の仕組みを構築しなければならず、単純に紙の書類をスキャンすればペーパーレス化が実現できるわけではありません。社内文書のペーパーレス化は電子化に伴うスキャン作業に加え、電子文書を一元管理するための文書管理システム導入という2段階から構成されるのです。社内にそのようなコンピュータスキルを持つ企業は別として、一般的な企業では文書管理システムを手がけるITベンダーなどの助力が欠かせません。現在では紙の文書をスキャンして電子化した上で文書管理システムを構築するペーパーレス化サービスも登場しており、特に中小企業で導入事例が増えています。ペーパーレス化を実現することによって業務効率が格段に向上するだけでなく、文書をいちいち印刷する必要がなくなって紙やインクなどのコストも削減されます。オフィスの限られたスペースにあって場所を占有していたキャビネットも不要になるため、オフィス空間に余裕が生じる点もメリットの1つです。キャビネットに保管されていた紙の書類は、目的の文書を探し出すのにも時間と手間がかかっていました。文書の検索性向上はペーパーレス化のもたらす最大のメリットとして、多くの企業に選ばれているのです。

削減を図る

企業において経費削減の方法としてあるのが、ペーパーレス化である。会議の資料をプロジェクターやタブレット活用することで、打ち合わせ資料の削減ができる。また、社内申請のシステムを活用することでもペーパーレス化が進められる。